<div dir="ltr"><div>Agreed, Rafik.</div><div><br></div><div>Cordially,</div><div><br clear="all"></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><b>Pedro de Perdigão Lana</b><br></font></font></span><div><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><a href="https://www.nic.br/" target="_blank">Lawyer</a>, </font></font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><a href="https://www.gedai.com.br/" target="_blank">GEDAI/UFPR</a> Researcher</font></font></span></font></font></span></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2">PhD Candidate (UFPR), LLM in Business Law (UCoimbra)</font></font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"> </font></font></span></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"></span></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2">Coordination/Board/EC @</font></font></span><span style="font-family:times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"> </font></font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="2"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><a href="https://isoc.org.br/" target="_blank">ISOC BR</a></span></font><font size="1"><font size="2">,</font></font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"> </font></font><font size="2"><a href="https://www.ncuc.org" target="_blank">NCUC</a> & <a href="https://community.icann.org/display/gnsononcomstake/Home" target="_blank">NCSG </a>(ICANN), <a href="https://youthlacigf.lat/" target="_blank">YouthLACIGF</a>,</font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"> <a href="https://ioda.org.br/" target="_blank">IODA</a> and </font></font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><a href="https://br.creativecommons.net/" target="_blank">CC Brasil</a></font></font></span><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"><font size="1"><font size="2"><br></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,times new roman,serif"></span></div><div><font size="1"><span style="font-family:garamond,times new roman,serif">This message is restricted to the sender and recipient(s). If received by mistake, please reply informing it.</span></font></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote gmail_quote_container"><div dir="ltr" class="gmail_attr">Em sex., 14 de fev. de 2025 às 04:19, Rafik Dammak <<a href="mailto:rafik.dammak@gmail.com">rafik.dammak@gmail.com</a>> escreveu:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>thanks Pedro,</div><div>we need to summarize the response then.  For the meeting frequency, we can go with 2 F2F and raise the point about the impact of virtual meetings.</div><div><br></div><div><div>Regarding Meeting Locations and Purposes:</div><div>1- we are in favor </div><div>2- we are not in favor </div><div>3- the proposal impact is unclear and how it will be implemented </div><div>4- meeting reduction (a big change that requires buy-in in the list otherwise I will leave that blank)</div><div>5- we are not in favor </div><div>6- need to check impact such SPS GNSO council meeting or NCPH meeting</div><div>7- conditional for having 2 F2F meetings  and virtual meeting is to review the approach for virtual meeting to take into account the challenges</div><div><br></div><div>Regarding Meeting Format, Logistics & Funding Sources</div><div>1- we are in favor</div><div>2- concern about the feasibility and how this will be implemented by the community</div><div>3- depends how much it impacts remote participation and the experience.</div><div>4- concerns about local attendance experience.</div><div>5- it is unclear how the block schedule can be revisited, requires more details</div><div>6- no position</div><div>7- we are in favor for looking for sponsorship and support </div><div>8- we are not in favor</div><div><br></div><div>Regarding Travel-Related Matters</div><div>1- requires assessment of the impact in terms of support and meeting staff.</div><div>2- we are not in favor</div><div><br></div></div><div>@everyone last chance to send your input as the deadline is today, let me know if you have concern about responses above.<br></div><div><br></div><div>Best,</div><div><br></div><div>Rafik</div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">Le mer. 12 févr. 2025 à 05:40, Pedro de Perdigão Lana <<a href="mailto:pedrodeperdigaolana@gmail.com" target="_blank">pedrodeperdigaolana@gmail.com</a>> a écrit :<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Hi Rafik,</div><div><br></div><div>I think there is already a high level of agreement among us three, at least. The biggest divergence seems to be around having one online meeting a year (I think just reducing it from 3 to 2 and improving the online decentralized methodology of work is better).</div><div><br></div><div>And I'd still get back to my first suggestion, reg: possible downgrade regarding what hotels ICANN chooses, even if it is not popular (but, then again, nice to have vs. necessary to have). Maybe something a bit less luxurious, while still very comfortable, would already have a substantial impact, but ICANN should look a bit more around that so this could be objectively evaluated since it could heavily affect the "experience" criteria mentioned in the documents.<br></div><div><br></div><div>Cordially,</div><div><br clear="all"></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><b>Pedro de Perdigão Lana</b><br></font></font></span><div><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><a href="https://www.nic.br/" target="_blank">Lawyer</a>, </font></font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><a href="https://www.gedai.com.br/" target="_blank">GEDAI/UFPR</a> Researcher</font></font></span></font></font></span></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2">PhD Candidate (UFPR), LLM in Business Law (UCoimbra)</font></font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"> </font></font></span></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"></span></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2">Coordination/Board/EC @</font></font></span><span style="font-family:"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"> </font></font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="2"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><a href="https://isoc.org.br/" target="_blank">ISOC BR</a></span></font><font size="1"><font size="2">,</font></font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"> </font></font><font size="2"><a href="https://www.ncuc.org" target="_blank">NCUC</a> & <a href="https://community.icann.org/display/gnsononcomstake/Home" target="_blank">NCSG </a>(ICANN), <a href="https://youthlacigf.lat/" target="_blank">YouthLACIGF</a>,</font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"> <a href="https://ioda.org.br/" target="_blank">IODA</a> and </font></font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><a href="https://br.creativecommons.net/" target="_blank">CC Brasil</a></font></font></span><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"><font size="1"><font size="2"><br></font></font></span></div><div><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif"></span></div><div><font size="1"><span style="font-family:garamond,"times new roman",serif">This message is restricted to the sender and recipient(s). If received by mistake, please reply informing it.</span></font></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">Em ter., 11 de fev. de 2025 às 03:32, Rafik Dammak via NCSG-EC <<a href="mailto:ncsg-ec@lists.ncsg.is" target="_blank">ncsg-ec@lists.ncsg.is</a>> escreveu:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>hi all,</div><div><br></div><div>regarding Meeting Locations and Purposes:</div><div>1- I think #1 is common sense practice about deciding and planning earlier to control cost, </div><div>2- I am not in favor of #2, the risk is there will be recurring countries with challenges for parts of the community to attend i.e.g access to visa etc. I think IETF does or did that and it is not a good example IMHO of diversity.</div><div>3- #3 proposal impact is unclear and how it will be implemented .e.g are we will visit some regions more than others within the 5 years time frame?</div><div>4- I know it can be almost a taboo but we really should question having 3 meetings per year , it is a non negligible time commitment and I believe it is a hindrance for many to participate.</div><div>5- While it can bring some cost reduction regarding hotels and venues, it doesn't change the impact on attendees and based on policy forum examples, it will require overhaul of agenda and schedule. it can also impact the possibility of having the NCPH day meeting</div><div>6- I think that makes sense as an approach as we are trying for an NCPH meeting but it can possibly impact GNSO council SPS or WGs F2F (I didn't hear about any since EPDP on RDS)?</div><div>7- if it is a virtual meeting in the same format as during the pandemic it might work fine,  with challenges but can be handled better than full remote participation as-is now. It will be kind of interessional.</div><div><br></div><div>regarding Meeting Format, Logistics & Funding Sources</div><div>1- I think that is already ongoing. I think such a constraint will encourage everyone org and community to rethink what the sessions priority. </div><div>2- if that is targeting all sessions, setting criteria and deciding will be impossible. We usually have a challenge to agree on the community session. I think it is inapplicable but if it is about some informational session mostly proposed by ICANN staff, it might be worthy to explore.</div><div>3- depends how much it impacts remote participation and the experience.</div><div>4- reducing interpretation and scribing, I think that can impact local attendance experience.</div><div>5- not sure how the block schedule can be revisited, GNSO already uses the weekend (well we used saturday and sunday previously). it might be more related to other parts of the community?</div><div>6- I understand that reduction of networking receptions is already implemented?</div><div>7- that can be explored but as noted requires much effort to work with local hosts and sponsors. I think it is typical of any conference </div><div>8- we can say to that proposal in many languages</div><div><br></div><div>Regarding Travel-Related Matters</div><div>1- I think it is already being implemented and we need to see the impact in terms of support and meeting staff.</div><div>2- this is a pandora box : who will decide who should attend and it will create more tension within the community. I highly doubt if that is effective or good usage of community time.</div><div><br></div><div>regarding metrics.</div><div>1- average is not a good metric and doesn't give a good idea about distribution of cost</div><div>2- for the rest I guess they are fine to set</div><div><br></div><div>We need to consolidate and get a common position. At least we can agree on what is no-go for us.</div><div><br></div><div>Best,</div><div><br></div><div>Rafik</div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">Le mar. 11 févr. 2025 à 12:57, Tomslin Samme-Nlar <<a href="mailto:mesumbeslin@gmail.com" target="_blank">mesumbeslin@gmail.com</a>> a écrit :<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="auto"><div>Hi all,</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto"><b>A. Meeting Locations & Purposes</b></div><div dir="auto">I personally support #7. On #1, what I don't see is possible impact of booking flights "well in advance" can cause to overall cost due to the risk of closer-to-date changes </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto"><b>B. Meeting Format, Logistics & Funding Sources</b></div><div dir="auto">I find #1 and #2 interesting if done together.</div><div><br></div><div dir="auto"><b>C. Travel-Related Matters</b></div><div dir="auto">No to the options provided.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto"><br></div><div>Warmly, <br>Tomslin</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, 21 Jan 2025, 12:32 Rafik Dammak via NCSG-EC, <<a href="mailto:ncsg-ec@lists.ncsg.is" target="_blank">ncsg-ec@lists.ncsg.is</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Hi all,</div><div><br></div><div>there is some update and request for input on "How to meet". We should review the different options proposed in the strawman document.</div><div>I will share this later with larger NCSG membership and adding some context.</div><div><br></div><div>Best,</div><div><br></div><div>Rafik</div><div><br></div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">---------- Forwarded message ---------<br>De : <strong class="gmail_sendername" dir="auto">DiBiase, Gregory via GNSO-SG-C-Leadership</strong> <span dir="auto"><<a href="mailto:gnso-sg-c-leadership@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">gnso-sg-c-leadership@icann.org</a>></span><br>Date: sam. 18 janv. 2025 à 00:53<br>Subject: [GNSO-SG-C-Leadership] Feedback Requested: How We Meet Community Group<br>To: <a href="mailto:gnso-sg-c-leadership@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">gnso-sg-c-leadership@icann.org</a> <<a href="mailto:gnso-sg-c-leadership@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">gnso-sg-c-leadership@icann.org</a>><br></div><br><br><div>





<div lang="EN-US">

<div id="m_8201114358210523440m_3490758631663851964m_4928633472746385103m_5037329466053416011m_6718611225959157283m_6570107822406997581ea9bebe3-20a9-4d8b-82f8-aafd30fcb2a9" style="width:auto;border:1px solid rgb(170,183,184);padding:12px 20px;margin:0px 0px 20px;border-radius:2px;box-sizing:border-box">
<div style="margin-bottom:8px"><ul style="display:inline-block;margin:0px;padding:0px">
<li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px">
<span><b style="font-size:14px;font-style:normal;font-weight:700;line-height:22px;font-family:"Amazon Ember",Arial,sans-serif">Attachments protected by Amazon: </b>
</span></li>
<li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="Updated Cost Data Related To ICANN Public Meetings - Oct 2024 copy.pdf" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/fceed8c9-d3da-417d-aa8d-41514592e7f0" rel="noreferrer" target="_blank">Updated Cost Data Related To ICANN Pu...copy.pdf</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="How We Meet - Summary of Input from Community Groups - 1 Nov 2024 copy.pdf" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/3c682e35-ece6-4488-826b-6517b486832b" rel="noreferrer" target="_blank">How We Meet - Summary of Input from C...copy.pdf</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="2024 Cost Analysis of ICANN Travel & Meetings - 30 Oct 2024 copy.pdf" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/0e35facb-ecde-44e8-8d07-cc01120f2420" rel="noreferrer" target="_blank">2024 Cost Analysis of ICANN Travel & ...copy.pdf</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="2022 - 2024 Cost Analysis of ICANN Intersessional Meetings copy.pdf" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/483dcc57-02b6-4c29-85a3-cce7bef43c46" rel="noreferrer" target="_blank">2022 - 2024 Cost Analysis of ICANN In...copy.pdf</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="Final - Charter for the Community Group for the Meeting Strategy.pdf" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/e8ebf9cf-04c4-4fcc-8f90-4a16faef4b6a" rel="noreferrer" target="_blank">Final - Charter for the Community Gro...tegy.pdf</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="DRAFT - How We Meet Community Group Report - Google Docs.pdf" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/36b9c423-0e0f-446c-8325-34689df8deb9" rel="noreferrer" target="_blank">DRAFT - How We Meet Community Group R...Docs.pdf</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="ICANN" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/865639da-f3f1-4545-a8f4-79fd73d55a9d" rel="noreferrer" target="_blank">ICANN</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li><li style="display:inline-block;padding-right:5px;text-decoration:none;list-style-type:none;margin:0px;color:rgb(0,115,187)">
<span>
<a style="font:14px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;text-decoration:none" title="ATT00001.txt" href="https://us-east-1.secure-attach.amazon.com/33f1c678-96e1-4015-8dfb-f02f5c2e62ff/89a83194-2f45-4aaa-8be7-722c893a9aad" rel="noreferrer" target="_blank">ATT00001.txt</a>
<span style="color:rgb(104,112,120);font-size:16px;padding-left:4px;padding-right:4px"> | </span></span></li></ul></div>
<label style="padding:0px;font:12px/1.2 "Amazon Ember",Arial,sans-serif;margin:0px">
<span style="margin-right:8px">Amazon has replaced the attachments in this email with download links. Downloads will be available until February 16, 2025, 15:53 (UTC+00:00). <a style="color:rgb(0,115,187);font:12px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;margin:0px" href="https://amazonexteu.qualtrics.com/jfe/form/SV_ehuz6zGo8YnsRKK" rel="noopener noreferrer noreferrer" target="_blank">Tell us what you think</a></span>
<div>For more information click <a style="color:rgb(0,115,187);font:12px/22px "Amazon Ember",Arial,sans-serif;margin:0px" href="https://docs.secure-attach.amazon.com/guide" rel="noopener noreferrer noreferrer" target="_blank">here</a>
</div>
</label>
</div>

<div>
<p class="MsoNormal">Dear SG/C Chairs,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal">I am hoping for your help gathering feedback on ICANN’s proposals for “How We Meet” (a.k.a. how to make ICANN’s meetings more cost effective).<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">As GNSO Chair, I’ve been tasked with gathering feedback on potential recommendations that will go out to the Community for public comment.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Attached are a number of documents breaking down the cost of ICANN meetings, but I think the most pertinent is one titled “How We Meet Community Group Report”. ICANN has labeled this document as a “draft strawman proposal” but it’s really
 a menu of options for reducing cost. I think a good first step is for each SG/C to review these options and provide feedback on:<u></u><u></u></p>
<ol style="margin-top:0in" start="1" type="1">
<li style="margin-bottom:8pt;margin-top:0in;margin-left:0in;line-height:106%">
What options are missing?<u></u><u></u></li><li style="margin-left:0in;line-height:106%">
What options are unacceptable/problematic? (i.e., should not be put out for public comment).<u></u><u></u></li><li style="margin-left:0in;line-height:106%">
Do you have more granular feedback on the options provided?<u></u><u></u></li></ol>
<p class="MsoNormal">I think this could give me a starting point for giving feedback to ICANN. I have already flagged to ICANN that the GNSO is a diverse body and will likely have disagreements, so a broader public comment on the “strawman” will be necessary.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Please provide any other thoughts you may have as this group starts their work.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Thank You!<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Greg<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<div>
<div style="border-width:1pt medium medium;border-style:solid none none;border-color:rgb(225,225,225) currentcolor currentcolor;padding:3pt 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">From:</span></b><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> Alperen Eken via How-we-meet-2025 <<a href="mailto:how-we-meet-2025@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">how-we-meet-2025@icann.org</a>>
<br>
<b>Sent:</b> Tuesday, January 7, 2025 1:46 PM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:how-we-meet-2025@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">how-we-meet-2025@icann.org</a><br>
<b>Subject:</b> [EXTERNAL] [How-We-Meet-2025] Agenda and Documents - Meeting #1 - How We Meet Community Group<u></u><u></u></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<table border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" style="border-collapse:collapse">
<tbody>
<tr style="height:15.25pt">
<td width="1123" valign="top" style="width:842.35pt;border:1.5pt solid rgb(237,125,49);padding:0in 5.4pt;height:15.25pt">
<p><strong><span style="font-family:Calibri,sans-serif;color:black;background:rgb(255,255,153)">CAUTION</span></strong><span style="color:black;background:rgb(255,255,153)">: This email originated from outside of the organization. Do not click links or open attachments unless
 you can confirm the sender and know the content is safe.</span><u></u><u></u></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Dear all,<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Happy New Year! I hope this message finds you well and that you’ve had a wonderful start to 2025.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Next week, we will hold our first meeting to discuss updates to the ICANN Meetings Strategy. This meeting is scheduled for:<br>
Date: 13 January 2024<br>
Time: 1700-1800 UTC<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We’re looking forward to your participation and valuable contributions. Please find attached the meeting agenda, some documents we prepared for this group, and background documents
 that were previously shared with SOAC Chairs:<u></u><u></u></span></p>
<ol style="margin-top:0in" start="1" type="1">
<li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Meeting invitation ICS file<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Agenda<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Final - Charter for the Community Group for the Meeting Strategy<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Draft - How We Meet Community Group Report<u></u><u></u></span></li></ol>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Background Documents:<u></u><u></u></span></p>
<ol style="margin-top:0in" start="5" type="1">
<li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">How We Meet - Summary of Input from Community Groups<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Updated Cost Data Related to ICANN Public Meetings<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">2024 Cost Analysis of ICANN Travel & Meetings<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">2022 – 2024 Cost Analysis of ICANN Intersessional Meetings<u></u><u></u></span></li></ol>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We are aware that there are a lot of materials, therefore we are keeping a drive folder for you where you can find all these documents, meeting agendas, and notes of our future
 meetings in addition to any document that we will be collaborating on. Here is the link:
<a href="https://drive.google.com/drive/folders/1-IGp5C4QAZjj5OJlkYRARnpsg2HBgtV_?usp=drive_link" rel="noreferrer" target="_blank">
https://drive.google.com/drive/folders/1-IGp5C4QAZjj5OJlkYRARnpsg2HBgtV_?usp=drive_link</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Your input is essential as we will be working within a tight timeline.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">I will serve as the project manager for this work, if you have any questions, additional topics to propose for the agenda, or any other issue please feel free to reach out
 at <a href="mailto:alperen.eken@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">alperen.eken@icann.org</a> .<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We appreciate your participation and look forward to seeing everyone at the meeting!<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Kind regards,<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Alp Eken<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Policy Development Support Senior Specialist<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN)<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
</div>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
GNSO-SG-C-Leadership mailing list -- <a href="mailto:gnso-sg-c-leadership@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">gnso-sg-c-leadership@icann.org</a><br>
To unsubscribe send an email to <a href="mailto:gnso-sg-c-leadership-leave@icann.org" rel="noreferrer" target="_blank">gnso-sg-c-leadership-leave@icann.org</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
By submitting your personal data, you consent to the processing of your personal data for purposes of subscribing to this mailing list accordance with the ICANN Privacy Policy (<a href="https://www.icann.org/privacy/policy" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://www.icann.org/privacy/policy</a>) and the website Terms of Service (<a href="https://www.icann.org/privacy/tos" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://www.icann.org/privacy/tos</a>). You can visit the Mailman link above to change your membership status or configuration, including unsubscribing, setting digest-style delivery or disabling delivery altogether (e.g., for a vacation), and so on.</div></div></div>
_______________________________________________<br>
NCSG-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-EC@lists.ncsg.is" rel="noreferrer" target="_blank">NCSG-EC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec</a><br>
</blockquote></div>
</blockquote></div></div>
_______________________________________________<br>
NCSG-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-EC@lists.ncsg.is" target="_blank">NCSG-EC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec</a><br>
</blockquote></div>
</blockquote></div></div>
</blockquote></div>