<div dir="auto">Thanks for the update.<div dir="auto"><br></div><div dir="auto">As a committee do we have our own action plan? What do we need to do?</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Regards,</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Peter O. Adeleye (Casey)</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, Jun 21, 2023, 18:50 Johan Helsingius via NCSG-FC <<a href="mailto:ncsg-fc@lists.ncsg.is">ncsg-fc@lists.ncsg.is</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Dear Casey,<br>
<br>
> Is there any mandate for this committee? How do we proceed in carrying <br>
> out our duties?<br>
<br>
This is what the NCSG Charter (at <br>
<a href="https://community.icann.org/display/gnsononcomstake/Charter" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://community.icann.org/display/gnsononcomstake/Charter</a>) says:<br>
<br>
2.6 The Financial Committee<br>
<br>
The NCSG Finance Committee is responsible for the following:<br>
<br>
     Elect a Chair who will also serve as NCSG Treasurer;<br>
     Determine rates for voluntary contributions from members;<br>
     Develop and deploy a fund‑raising plan for the NCSG;<br>
     Work with the ICANN staff to determine levels of support available <br>
to the NCSG;<br>
     Work with ICANN finance officers to insure the NCSG and its <br>
Constituencies receive fair and equivalent financial support from ICANN;<br>
     Accounting for any funds received by the NCSG from any source. This <br>
accounting will include the following:<br>
<br>
-       All funds raised by voluntary membership fees or otherwise must <br>
be held in a separate NCSG account.<br>
<br>
-       Proper controls must be implemented.<br>
<br>
-       Regarding Expenditures:<br>
<br>
             All expenditures under 500 Euro may be made on the <br>
authority of the NCSG Treasurer<br>
             All expenditures over 500 Euro must be approved by the NCSG‑FC<br>
<br>
-       Financial reports must be prepared annually and be made public.<br>
<br>
     Provide internal conflict resolution process regarding funds.<br>
     Provide the oversight of the Treasurer function.<br>
     Fulfill any other accounting, auditing or other prescribed <br>
financial requirements as set by the ICANN Board of Directors for <br>
organizations within the ICANN structure.<br>
     Document methods and procedures used for accounting, reporting and <br>
budget creation. Such documentation is subject to review by the NCSG‑EC.<br>
<br>
2.6.1. NCSG‑FC Composition.<br>
<br>
The NCSG Finance Committee (FC) shall be comprised of one representative <br>
from each Recognized Constituency. Each Candidate Constituency is <br>
entitled to appoint an observer. The NCSG Chair will participate as an <br>
ex‑officio member of the NCSG‑FC and will be included in consensus <br>
process and votes. The FC may invite other members as needed to meet its <br>
goals and responsibilities.<br>
<br>
2.6.2. NCSG‑FC Decision making<br>
<br>
By default NCSG‑FC decisions are made by rough consensus of its members. <br>
Rough consensus means that while all members do not need to agree and <br>
that no single member can veto a decision, all views must be heard and <br>
considered. Any minority views must be recorded along with the decisions.<br>
<br>
2.6.3. NCSG‑FC Leadership<br>
<br>
A Chair from among the members of the NCSG‑FC will be elected by a 2/3 <br>
vote of the NCSG‑FC membership. The chair will be responsible for <br>
filling any necessary Treasurer functions for the NCSG.<br>
<br>
            The NCSG Chair may not serve in this role.<br>
            One or more vice chairs may be chosen by the NCSG‑FC on a <br>
yearly basis.<br>
<br>
2.6.4. NCSG‑FC Work Process<br>
<br>
     As much as possible, all work will be done using Internet tools, <br>
including, inter alia,<br>
<br>
o      email;<br>
<br>
o      wiki usage (Note: such a wiki will be publicly viewable though <br>
editing may be restricted to members of the NCSG‑FC);<br>
<br>
o      online document collaboration tools, for example Google Document, <br>
Google Wave and other available network cloud based tools.<br>
<br>
     When necessary teleconferences will be scheduled. A scheduling tool <br>
will be used to attempt to find a time when all members can attend. <br>
Unless all members can attend the teleconference, any decisions made at <br>
a teleconference will be provisional until full consensus is determined.<br>
     When possible, as enabled for example by an ICANN meeting, a <br>
face-to-face meeting of the NCSG‑FC will be held. As with <br>
teleconferences, if all members cannot attend, any decisions made will <br>
need to be verified before being considered final.<br>
<br>
2.6.5. NCSG‑FC Mailing List<br>
<br>
     All NCSG‑FC full members and observers will be subscribed to the <br>
NCSG‑FC mailing list;<br>
     The NCSG‑FC list will maintain an open archive;<br>
     For non‑subscribers, the list will be moderated. Comments from NCSG <br>
members relevant to ongoing discussions will be forwarded to the NCSG‑FC <br>
list by the list moderator.<br>
<br>
2.6.6. NCSG‑FC Observers<br>
<br>
     Any observer to the NCSG‑FC will have full participation rights <br>
except will not be counted in any consensus process or vote.<br>
     Elected or appointed representative from NCSG Candidate <br>
Constituencies will be given observer status.<br>
<br>
2.7 Data Retention<br>
<br>
The NCSG Chair, the NCSG-EC, the NCSG-PC, and the NCSG-FC are <br>
responsible for maintaining any information used in making decisions for <br>
at least 4 years.<br>
_______________________________________________<br>
NCSG-FC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-FC@lists.ncsg.is" target="_blank" rel="noreferrer">NCSG-FC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc</a><br>
</blockquote></div>