<div dir="ltr"><div><br></div><div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Fri, Jul 27, 2018 at 10:56 AM Thato Mfikwe <<a href="mailto:thatomfikwe@gmail.com" target="_blank">thatomfikwe@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Hi Farzii,</div><div><br></div><div>Please see my responses below in line, thanks.<br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote">On Fri, Jul 27, 2018 at 4:29 AM, farzaneh badii <span dir="ltr"><<a href="mailto:farzaneh.badii@gmail.com" target="_blank">farzaneh.badii@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:verdana,sans-serif">These are the major points of discussion on FC draft operating procedures (I might have missed something, so it's not an exhaustive list)</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">1.The charter states that FC should:</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"> "<span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Fulfill any other accounting, auditing or other prescribed financial requirements as set by the ICANN Board of Directors for organizations within the ICANN structure."</span></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">There are different interpretations of the "audit" function of FC. . What does the word "audit" mean in the charter? Should NCSG FC have an "audit" function and what would that function entail?</span></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">[those who have commented on the document believed that NCSG  FC does not have an audit function]</span></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)">I think the question should be ""what does audit entail?", because the drafters of the Charter knew what the term implied, so the generally accepted definition of auditing is, the process investigating, verifying and scrutinizing financial records to ensure that transactions of an entity are recorded and financial records are accurate and in accordance with applicable rules and regulations, in this case ICANN financial requirements. The FC should be able to appoint and external auditor.<br></span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">I<b>f members think the FC should not do the audit function, does it now mean the Charter must change? For me, I would sat the FC needs to do and promote the right thing irrespective of unjustified opposition or uninformed opinions because it seems like opposing comments are challenging stipulations of the Charter</b>.<br></span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">Internal auditing on the other side help the organisation achieve its objectives and is concerned with evaluating and improving effectiveness of risk management, risk control and governance processes, and ensures reliability of financial and management reporting.<br></span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">The audit process follows 6 phases:</span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">1. Agreement on term of engagement - articulation of responsibilities of involved parties and the objective of the audit, access to information and records</span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">2. Preparing an audit plan - planning the audit based on information contained in the documents received<br></span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">3. Scheduling an open meeting - with management and key admin staff to present the audit scope</span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">4. Fieldwork - taking information from the open meeting to finalize an audit plan. Field work includes but is not limited to, review of procedures and adequacy of internal controls, checking compliance with procedures and policies and discussing problem with the organisation as they arise.</span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">5. Drafting a report - a detailed report of findings of the audit with errors, posting problems, authorized but not yet paid expenses and other discrepancies This report must also have recommendations</span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">6. Closing meeting - discussion of the report, soliciting response from management</span></div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">7. Following up with management to check if recommendations made were implemented</span></div></div></div></div></blockquote><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">To prevent uninformed decisions you need to include those who came up with the idea of having an FC and interpret it by getting much guidance. Without know<div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline">ing the</div> background your interpretation will not be informed.</div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)"></span><br></div></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">2. The necessity of FC members to Attend ICANN meetings in person</span></div><div><font face="Arial, sans-serif, sans" color="#333333"><span style="background-color:rgb(245,245,245)">Do FC members have to attend ICANN meetings to be able to carry out their obligations? i.e. should a travel budget be allocated to them for this purpose?</span></font></div><div><font face="Arial, sans-serif, sans" color="#333333"><span style="background-color:rgb(245,245,245)">[Members who commented do not think that FC should have to attend ICANN meetings in person, Remmy disagrees on the doc] </span></font></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)">Hi Farzii, I also think that the FC should be supported, not only Remmy but also NCUC chair and Bruna. Also bear in mind that not all comments oppose the FC from being supported to attend ICANN meetings, please carefully go through the OP comments as some people, change their opinions around the subject in different sections of the OP.</span></div></div></div></div></blockquote><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">I don't know what you mean by ncuc chair and Bruna being supported. You mean to attend meetings?. </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)"></span><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>3. Should FC provide oversight management/monitoring of its constituencies and propose a budget for its constituencies? [members who commented think not and that it's outside of its remit]</div></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><span style="color:rgb(255,0,0)">Any monies that belongs to NCSG  will be managed by the FC irrespective of where it is kept and secondly how will fair and equitable allocation of allocation to constituencies be determined if the FC does not have access to constituency financial records or reports. The FC cannot manage but there needs to be some level of monitoring, as the Charter does not require this but necessitates it</span></div></div></div></blockquote></div></div></div></blockquote><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Yes only NCSG money. And finance committee will be involved only to make sure we are OK fiscally. </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><span style="color:rgb(255,0,0)"></span><br></div></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>4. Members raised: There should be accountability measures predicted in the charter for the finance committee. What are our plans to address this issue?</div></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div></div></div></blockquote><div>We can take it back to them, find out how they want to hold the FC accountable and we can take it from there. <br></div></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><br></div><div>5. Allocation of funds. based on Remmy's suggestion of 40%NCUC-40%NPOC-20%FC was not received well by those who commented, so I removed it and added the previous language I had suggested.</div></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)">The application process that still needs a criteria is more suitable </span></div></div></div></div></blockquote><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Yes and EC can come up with it. FC only monitors it with regards to how it is allocated fiscally. No substantive supervision</div><div dir="auto"> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)"></span><br></div></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><br></div><div>6. SVP is a complicated term, I removed it, members who commented agreed on its removal.</div></div></div></blockquote></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)">I agree with this removal but there were few sections (remove point II, IV & edit of #V), I commented on V on the OP draft with an alternative solution that would benefit the FC</span></div></div></div></div></blockquote><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">We agreed before the drafting was shared with mailing l<div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline">ist on this, don't know why it's kept in the document. I think Remmy should have removed it. </div></div><div dir="auto"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline"><br></div></div><div dir="auto"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline">I was trying to help. But if the FC members want to insist on the operating procedures as they are, unfortunately I cannot provide anymore guidance and cannot repeat myself so many times. If you don't agree, you don't reword nor come up with another suggestion, I will not be able to help. </div></div><div dir="auto"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline"><br></div></div><div dir="auto"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline"><br></div></div><div dir="auto"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;display:inline"><br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><span style="color:rgb(255,0,0)"></span><br></div></div></div></div><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><span class="m_-4165408429411092429m_-3331801403735716242m_-1309076854154256502HOEnZb"><font color="#888888"><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div></font></span></div><span class="m_-4165408429411092429m_-3331801403735716242m_-1309076854154256502HOEnZb"><font color="#888888"><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="color:rgb(51,51,51);font-family:Arial,sans-serif,sans;text-align:left;background-color:rgb(245,245,245);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></div><div><div dir="ltr" class="m_-4165408429411092429m_-3331801403735716242m_-1309076854154256502m_-5016872787890360841gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif">Farzaneh </font></div></div></div></div></font></span></div>
<br>_______________________________________________<br>
NCSG-FC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-FC@lists.ncsg.is" target="_blank">NCSG-FC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc</a><br>
<br></blockquote></div></div></div>
_______________________________________________<br>
NCSG-FC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-FC@lists.ncsg.is" target="_blank">NCSG-FC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc</a><br>
</blockquote></div></div>
</div>