<div dir="auto">Excellent line of thought Tapani.i totally agree with this technical approach.<div dir="auto"><br></div><div dir="auto">@ Julf and other team members, over to you.</div><div dir="auto">What do you think?</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Jan 5, 2023, 4:58 AM Tapani Tarvainen via NCSG-EC <<a href="mailto:ncsg-ec@lists.ncsg.is">ncsg-ec@lists.ncsg.is</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">On Wed, Jan 04, 2023 at 06:56:55PM +0100, Johan Helsingius via NCSG-EC (<a href="mailto:ncsg-ec@lists.ncsg.is" target="_blank" rel="noreferrer">ncsg-ec@lists.ncsg.is</a>) wrote:<br>
<br>
> we should also have a discussion about non-active lists.<br>
<br>
So, let's.<br>
<br>
As Caleb correctly pointed out, we should be careful before deleting<br>
old messages. Indeed our charter requires us to keep some mailing list<br>
archives, but some are of more temporary nature and might be removed.<br>
Even for such, however, I would agree with Caleb that at least in most<br>
cases it'd be better to deactivate them but keep their archives.<br>
<br>
Deactivating mailing lists isn't a simple on-off switch, however.<br>
<br>
Off the top of my head, there're several possible steps to take:<br>
<br>
(1) Unsubscribe everyone from the list and reject new subscription<br>
attempts. This prevents new messages from being sent to or from the<br>
list, including membership reminders (if they are in use). If the<br>
list has private archives, i.e., archives open only to list<br>
members, they become in accessible to anyone but administrator(s).<br>
<br>
(2) Change the list description texts, adding something like<br>
"This is a historical, no longer active list, maintained only<br>
for archival purposes. New subscriptions are not allowed."<br>
<br>
(3) Hide the list, i.e., remove it from the listing shown at<br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo</a><br>
After that it remains accessible if you know the URL, but<br>
can't be easily found if you don't. (This has already been<br>
done for some lists.)<br>
<br>
(4) List archives can be converted from public to private or<br>
otherwise made inaccessible, should that be necessary for<br>
some reason.<br>
<br>
All of those steps are easily reversible if it becomes necessary to<br>
reactivate the list.<br>
<br>
It is also possible to make a static copy of the list archive<br>
somewhere and remove the list from Mailman. This would be a bit more<br>
difficult, and effectively irreversible (well of course the list could<br>
be recreated but it'd be much harder).<br>
<br>
Finally, a list can obviously also be removed completely along with<br>
its archives. I would be very hesitant to even consider doing that.<br>
<br>
However, lists that are not in use and don't have any archives, either<br>
because they weren't archived in the first place or because they have<br>
never been used at all, could be removed.<br>
<br>
Otherwise, I'd suggest considering some or all of the steps (1)-(3)<br>
above for apparently inactive lists. Whenever the list's old<br>
administrator(s) or moderator(s) are still around, asking them first<br>
might be a good idea.<br>
<br>
-- <br>
Tapani Tarvainen<br>
_______________________________________________<br>
NCSG-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-EC@lists.ncsg.is" target="_blank" rel="noreferrer">NCSG-EC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec</a><br>
</blockquote></div>