<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Dear EC,</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">As I had mentioned a couple of months ago, someone has to replace me on managing civi related issues. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I have made all the necessary arrangements to stop being the focal point for this and am stepping down immediately.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Juan and Stephanie have accecss to Google Folder I am mentioning, as well as Raphael. NCSG Tech team has also been updated monthly about various tasks that were being done.  </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">It is very important to sort it out immediately with Finance Committee. CIVI is about private personal information of members. Not managing it in a secure way is not really in line with our values. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Best regards, </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif">Farzaneh </font></div></div></div></div><br><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">---------- Forwarded message ---------<br>From: <strong class="gmail_sendername" dir="auto">farzaneh badii</strong> <span dir="ltr"><<a href="mailto:farzaneh.badii@gmail.com">farzaneh.badii@gmail.com</a>></span><br>Date: Sun, Dec 16, 2018 at 6:21 PM<br>Subject: [Action need] Final report on CIVICRM/your membership management interface<br>To: NCSG Finance Committee <<a href="mailto:ncsg-fc@lists.ncsg.is">ncsg-fc@lists.ncsg.is</a>><br></div><br><br><div dir="ltr"><div style="font-family:verdana,sans-serif">Final Report on CIVICRM from Former NCSG Chair :</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">Dear all, </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">I have been involved with fixing CIVICRM our membership management system. I am stepping down as the person in charge, effective today, but open to questions about how to by your future technical contact point. But I have popilated the CIVI folder with all the required info. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">We hired a company to do a discovery process and develop and fix issues. You (I don't know, either EC or FC) need to immediately think about a focal point because I will not be the focal point anymore. Otherwise, your service won't be maintained. NCSG/NCUC NPOC/ membership have their personal, sensitive data in CIVI. You need to have a secure system. So think about it carefully and act quickly.</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">You can have a financial focal point someone who can pay the monthly fee (quite substantial around 577 USD per month)  and sometimes if you decide on dev blocks they have to pay more and get reimbursed by ICANN. (I have done it before, can't do it anymore) </div><div style="font-family:verdana,sans-serif">You also need a technical coordinator, someone who can ask the company to fix issues etc. (Raphael has been super helpful with this regard, so I suggest if he accepts you have Raphael as technical contact point) </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">All the documents related to the process of making the decision as well as hiring the company are in the Google Drive folder which I have shared with you. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">There were many problems with the CIVI when I took over. Some of the most urgent problems have been resolved. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif">For example, the NCSG EC comments are saved on CIVI, the membership lists are automatically updated, the security measures are in place and updated.</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">In the CIVICRM folder, you can find all the tasks regarding discovery, Service Level Agreement tasks and monthly reports. I have also uploaded all the reports etc. If you face any problem you can just send an email to the company's special email address and create a ticket.</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">I recently sent you an email about the current financial situation regarding CIVI. In total, we have 10500 USD (including NCUC allocated a budget of 4000  and NPOC allocated a budget of 4000) remaining. I strongly recommend that:</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">1. You assign someone as the contact point for carrying out CIVI work and look after reporting problems and talking to others. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">2. Approve the purchase of developer's block so that the front end interface work better. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">3. Put someone in charge of CIVICRM Google folder to update (should be the focal point) </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><b>4. Ask someone (one of the leaders perhaps) to pay the monthly SLA fee if you decide to go with the current service. They then get reimbursed by ICANN. (you need to find that person by 1 Jan otherwise you will not be able to continue the service. </b></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><b><br></b></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">5.Assign a technical focal point in place: recommend Rapahel <br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">Best regards,<br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">Farzaneh </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">***</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br class="m_8754493569903842567gmail-Apple-interchange-newline"><table class="m_8754493569903842567gmail-m_2739674687156188278m_-1408213406159379424gmail-m_5048403454540808247MsoNormalTable" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" width="0" style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;width:0cm;border-collapse:collapse"><tbody><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-width:1pt;border-style:solid;border-color:black rgb(204,204,204) rgb(204,204,204);background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$670.76<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:1pt solid black;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:1pt solid black;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Hosting Fees<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$2,250.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Discovery Process<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$168.50<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Partial month, pro-rated SLA<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$2,250.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><font color="#000000" face="Arial, sans-serif"><span style="font-size:18.6667px">Development Blocks/More discovery</span></font></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$577.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Monthly SLA - Aug<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$577.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Monthly SLA - Sept<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$577.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Monthly SLA - Oct<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-right:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-top:none;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$577.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid rgb(204,204,204);border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Monthly SLA - Nov<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid black;border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">$577.00<u></u><u></u></span></p></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid black;border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"></td><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid black;border-right:1pt solid black;padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">Monthly SLA - Dec<u></u><u></u></span></p></td></tr><tr style="height:15.75pt"><td valign="bottom" style="border-top:none;border-left:1pt solid rgb(204,204,204);border-bottom:1pt solid black;border-right:1pt solid rgb(204,204,204);padding:1.5pt 2.25pt;height:15.75pt"><p class="MsoNormal" align="right" style="text-align:right"><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black">TOTAL  $6,493.2</span></p></td></tr></tbody></table></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div><div dir="ltr" class="m_8754493569903842567gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif">Farzaneh </font></div></div></div></div></div>
</div></div>