<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Hi Raoul</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">So the monthly support (everything is included) is 577 USD <u>per month</u> and that is if we go with their membership approval (which costs extra). </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Below is what I calculated that we need based on their quotation which I have sent you off line.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><b>Overall, for 6 month support subscription and cleaning up our membership support system we need: 11,362 USD. (</b>this is without elections)</div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><b></b>A six-month subscription which allows us to see how well they work. if we decide to continue with them then we need another<span> </span><b>3462 USD.</b> </div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">NCSG had 9000.00 USD but it is now roughly<b><span> </span>around 8300  USD (paid the hosting it was around 520 EURO)  </b> to spend on this. (in my calculations I consider NCSG has 9000.00 and then I split the cost of hosting between NCUC and NPOC. </div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"> Each constituency also has<span> </span><b>9000 USD</b><span> </span>(I believe assigned to them) for their web development services. It would save us if NPOC and NCUC could put some of their budgets to cover the cost of CiviCRM maintenance and improvement. </div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">If NCSG pays<span> </span><b>9000.00 USD</b><span> </span>towards this, then we would need for the first phase of the job another<span> </span><b>2362.00 USD.</b></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">Splitting the cost between the two constituencies We need<span> </span><b>1181,00 USD</b><span> </span>from<b><span> </span>Each<span> </span></b>constituency for now. (phase 1)</div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">*******</div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">After that to improve the elections process and continue with the subscription we would need<span> </span><b>1800 USD</b><span> </span>(for elections process) and<span> </span><b>3462.00 USD</b><span> </span>for the rest of the 6 months (monthly basis, can cancel anytime).</div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">Total would be<b><span> </span>5262.00 USD. </b></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><b><br></b></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"> it will cost NPOC and NCUC<span> </span><b>2981.00 (roughly 3000) each</b> to help us with CIVICRM, in phase 2. [note that since this will go to January 2019 and our budget might be renewed then NCSG can chip in too]</div><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Here is the overall budget that is needed to get everything done (as well as elections), have one year of subscription as well is below. Note that in the new year (January) we will hopefully get our budget renewed by ICANN for this so we can chip in as well.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial">The overall budget we need to consider, to have a service available until next year (July) and fix the system is:</div><ol style="font-family:arial,sans-serif;font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><li style="margin-left:15px">Service Level Agreement offering: $577 monthly;<span> </span><i>$6,924 annually</i></li><li style="margin-left:15px">CiviCRM Membership Support proposal: $7,900 fixed</li><li style="margin-left:15px">Election Needs Discovery Process: $1,800 fixed</li><li style="margin-left:15px">Total: $16,624</li></ol><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif">Farzaneh </font></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Sun, Jul 15, 2018 at 7:24 AM Raoul Plommer <<a href="mailto:plommer@gmail.com">plommer@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">77USD per month after the first 6 months onboarding & development doesn't sound like much. So funnily enough, 6750+2250, it's excactly $9000. I think we could get back to them with 5750 for the membership approval & election system - that would leave us with $1000 for the costs of running the monthly costs for a year + ~$150 for smaller stuff like hosting. NPOC is paying less than $80 for a year of hosting at the moment.<div><br></div><div>-Raoul</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On 14 July 2018 at 03:06, farzaneh badii via NCSG-EC <span dir="ltr"><<a href="mailto:ncsg-ec@lists.ncsg.is" target="_blank">ncsg-ec@lists.ncsg.is</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Hi all,</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I have two Quotation for CIVICRM System. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Would be good to learn from our mistakes, so here is what I think we should do:</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Do not go for a service that we pay thousands of dollars upfront to do service. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto">Do not do hourly rates but have an extensive SLA that includes everything.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I will share with you the quotation off-list because the companies do not want to share it on the list. <br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I contacted several companies, having found their contact details at this website: <a href="https://civicrm.org/service-providers" target="_blank">https://civicrm.org/service-providers</a></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I chose two companies which I will send their full proposals off list. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I chose these companies because they responded very promptly and their understanding of our mission and organization was good. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">One company took much time to discuss various issues with CIVICRM and told us how it can help. It also came up with various packages to see if they can fit our budget. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">The other company was also good, they also provide one off trainings which I have enrolled Maryam to attend if she can (expense went out of pocket, I might later on claim it or just leave it be. It was not much.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Note that one company has provided quotations for some development aspects as well, that is why it is more expensive. Also the SLAs of the companies and the services that they provide are not similar. The one that is more expensive provides more services. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Note that ICANN might not allow Maryam to help us with managing CIVICRM at some point in the future (still under discussion). If that happens then we definitely need a lot of technical help and deepest and support to be able to maintain the system ourselves without taking too much of our time.  </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">All in all I believe we should go with the company that is providing more services with its SLA on monthly basis, doesn't have a limit on the number of people that can access the backend  and they told me that they might be able to solve many of our problems with the system through their incident response which we get five of (did not promise but might be possible) per month. We can get their service for 6 months, resolve as many issues as possible and then see if we want to carry on with them or if the system is stable and it's all good and we only need some technical support by the end of 6 months we can move to cheaper options.  </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">They don't have an annual subscription and we can cancel SLA anytime after 6 months which is a plus.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Since we already paying for hosting then we won't need hosting. The less expensive Company will oblige us to migrate to their hosting environment. This might be a solution later on because the managed service is really needed. We already paid around 560 Euros for our hosting so for now we won't move. <br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><b>Here is the price: for company A</b>: </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto">- discovery and onboarding phase: 2250 USD </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">- Monthly support with SLA: 577USD a month (does everything)<br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">

<span style="font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">- tackling membership issues, developing a good interface for membership approval: Estimate of  6,750 USD</span> <br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><b>Company B:</b></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">- Onboarding phase= 2640 USD</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">- Monthly subscription = 480 USD (including Drupal maintenance, only 2 people can access 40 dollars additionally if not possible) </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif" dir="auto"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Best <span class="m_4804826487412544326HOEnZb"><font color="#888888"><br></font></span></div></div></div><span class="m_4804826487412544326HOEnZb"><font color="#888888"><div><div><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Farzaneh </div></div></div></div>
</font></span></div>
<br>_______________________________________________<br>
NCSG-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCSG-EC@lists.ncsg.is" target="_blank">NCSG-EC@lists.ncsg.is</a><br>
<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec</a><br>
<br></blockquote></div><br></div>
</blockquote></div>