<div>Thanks for this update, Sam-<br></div><div><br></div><div>The Finance Committee serves an incredibly important function, so I hope we will be able to get it appropriately staffed again soon.<br></div><div><br></div><div>Perhaps the most important public comment opportunity every year is our chance to post a comment on ICANN's budget and operating plan. It is our only chance as representatives of the non-commercial community to ask for different spending priorities to be made, to question any and all aspects of ICANN's operations, and to express our views on the functioning of ICANN the organization.<br></div><div><br></div><div>I consider it very important that the Finance Committee is in a position to be able to take the lead on our comment on the budget.<br></div><div><br></div><div>As the Empowered Community now has veto power over ICANN's budget following the IANA Stewardship Transition, we need to be proactive in monitoring and participating in the budgetary process in order to be able to meet our obligations to our members, to non-commercial users and uses of the Domain Name System more broadly, and to the wider ICANN community in ensuring that ICANN the organization operationally functions in the way the community has directed it to.<br></div><div><br></div><div>So, I really hope that the NCUC will be able to appoint their representative to the Finance Committee very soon - and within a month. By December, the public comment window will open on the budget, and the Finance Committee needs to be ready to take the lead.<br></div><div><br></div><div>To your point on funds - I believe Affilias has also donated to the NCUC, in addition to PIR. Similarly, the NCSG does have a bank account in Canada (and perhaps now in the US? that was discussed once) and has either received PIR funds or is due PIR funds.<br></div><div><br></div><div>Best wishes,<br></div><div>Ayden<br></div><div> <br></div><div class="protonmail_signature_block"><div class="protonmail_signature_block-proton protonmail_signature_block-empty"><br></div></div><div><br></div><div>‐‐‐‐‐‐‐ Original Message ‐‐‐‐‐‐‐<br></div><div> On Saturday, 5. October 2019 16:23, Sam Lanfranco <lanfran@YORKU.CA> wrote:<br></div><div> <br></div><blockquote class="protonmail_quote" type="cite"><span style="font-family:Tahoma"><span style="font-size:13px"><p>As the temporary acting chair of the NCSG Finance Committee
(FC) I would like to present an update that reviews where we (the FC) are today
and review the history and the scope (terms of reference) of the Financial
Committee. This is particularly important for new members who will be taking
NCSG forward as they assume responsibilities. That is why I am offering this
longish comment.<br></p><p>At the moment the FC is constrained to do very little for three
reasons. First, for most of NCSG’s history the committee either didn’t exist or
barely existed, so it has no history of work practices. Another is that at the
moment it consists only of myself and the Chair of NCSG. NCUC is searching for someone
to fill the NCUC vacancy.<br></p><p>The major reason however is with regard to the terms of
reference for the FC as contained in the NCSG Charter. When the Charter was
formed there were quite different expectations about NCSG. As NCSG has evolved
most of those expectations have been beyond reach. The key wording from the
NCSG Charter is listed below my commentary and I ask new members to read both
my commentary and the Charter sections with care, and possibly go to the full
NCSG Charter at:<br></p><p><a href="https://gnso.icann.org/sites/default/files/filefield_25801/ncsg-charter-05may11-en.pdf"><span style="mso-spacerun:yes"> </span>https://gnso.icann.org/sites/default/files/filefield_25801/ncsg-charter-05may11-en.pdf</a><br></p><p>I invite comment from long time NCSG members, to correct any
errors I may have and to offer comments.<br></p><p>First some commentary based on the NCSG Charter and my
experience.<br></p><p>The NCSG Charter was adopted in 2011. I engaged with ICANN
in 2012, in Toronto, and became a member of NCSG and NPOC a year or two later. From
that time until either ICANN in Helsinki or the Intersessional in Iceland
(where I joined as a last-minute replacement at my expense) I believe there had
been virtually no operational FC. At that time then member Ed Morris and
several of us convened to re-animate a Finance Committee. For the past three years
or so it has struggled to gain some operational traction. <span style="mso-spacerun:yes"> </span><br></p><p>Most of what was detailed as the duties of the FC in the
NCSG Charter has proven impossible. The FC has never had any funds to control,
hence (as per the Charter) it has not established a firm financial footing for
NCSG, and has not had to meet relevant legal or ICANN requirements. NCSG does not
require “voluntary contributions” [dues] from members, as called for in the
Charter, so the FC has no rates to determine. It has never fund raised or
received funds so there is no work for an NCSG treasurer.<br></p><p>NCUC has received funds (from PIR I believe) and administers
those completely independent of NCSG and the NCSG FC. NPOC received some
funding in the distant past (from PIR I believe). Several years ago I and the
Chair of NPOC set up an NPOC account in Canada. <span style="mso-spacerun:yes"> </span>It has remained dormant, never having any
funds. I believe NPOC has a small account in Europe, completely independent of
NCSG and the NCSG FC.<br></p><p>As temporary acting Chair I took over lead responsibility August
1,2019, for work-in-progress in two areas, one having to do with FC
operational procedures and the other with a member’s code-of-conduct (for the
three members and any observers). Neither is pressing and while I will soon forward
the short code-of-conduct document to the NCSG Executive Committee I personally
view it as a simple elaboration of ICANN’s behavior guidelines.<br></p><p>The FC procedures document will require more constituency deliberation.
It also calls for the FC assisting in the research for NCSG submissions on proposed
ICANN budgets. It will also guide the Finance Committee in dealing with two
areas, never previously undertaken by the FC, that are set down in Section 2.6
of the Charter. Those are:<br></p><ul><li><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-list:Ignore"><span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt"></span></span></span></span>Work with the ICANN staff to determine levels of
support available to the NCSG<br></li></ul><ul><li><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-list:Ignore"><span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt"></span></span></span></span>Work with ICANN finance officers to insure the
NCSG and its Constituencies receive fair and equivalent financial support from
ICANN<br></li></ul><p>These three areas:<br></p><ul><li><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-list:Ignore"><span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt"></span></span></span></span>ICANN levels of support for NCSG<span style="font-family:Symbol"><span style="mso-list:Ignore"><span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt"></span></span></span></span><br></li><li><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-list:Ignore"><span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt"></span></span></span></span>Constituencies receiving fair and equivalent
financial support from ICANN<br></li><li>Doing the research for NCSG submissions on
proposed ICANN budgets<br></li></ul><p>are ambitious, venture into new and possibly contested
areas, and will demand considerable work from a three-person Finance Committee
where one member is also the Chair of NCSG. Hence the need for a wider Constituency
discussion on what is viable here, once the FC is up to its three-person full
strength.<br></p><p>Here is are the key relevant Financial Committee pieces from
the NCSG Charter at:<br></p><p><a href="https://gnso.icann.org/sites/default/files/filefield_25801/ncsg-charter-05may11-en.pdf"><span style="mso-spacerun:yes"> </span>https://gnso.icann.org/sites/default/files/filefield_25801/ncsg-charter-05may11-en.pdf</a><br></p><p><b><span style="mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:
minor-latin">NCSG Finance Committee (NCSG</span><span style="transform: scaleX(0.498)">-­‐</span><span style="transform: scaleX(0.897248)">FC):</span></b><span style="transform: scaleX(0.74049)"> [From Section 3]</span><br></p><p><span style="mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:
minor-latin">The NCSG Finance Committee is resp</span><span style="transform: scaleX(0.757991)">onsible
for establishing a firm financial </span><span style="transform: scaleX(0.731499)">footing
for the NCSG and administering NCSG funds within a defined </span><span style="transform: scaleX(0.777076)">framework that meets relevant legal requirements
as well as requirements </span><span style="transform: scaleX(0.732816)">imposed
by ICANN. The NCSG</span><span style="transform: scaleX(0.498)">-­‐</span><span style="transform: scaleX(0.787341)">FC’s responsibilities include fund raising, </span><span style="transform: scaleX(0.941325)">set</span><span style="transform: scaleX(0.814388)">ting voluntary contribution levels for
members, determining procedures </span><span style="transform: scaleX(0.743269)">for
the distribution of funds, and for monitoring the utilization of funds. The </span><span style="transform: scaleX(0.813314)">NCSG</span><span style="transform: scaleX(0.498)">-­‐</span><span style="transform: scaleX(0.741082)">FC will also be responsible for the
Treasurer function. Formation of </span><span style="transform: scaleX(0.732731)">the
NCSG</span><span style="transform: scaleX(0.498)">-­‐</span><span style="transform: scaleX(0.743825)">FC, its composition, a</span><span style="transform: scaleX(0.600135)">nd </span><span style="transform: scaleX(0.764419)">duties
within the NCSG</span><span style="transform: scaleX(0.498)">-­‐</span><span style="transform: scaleX(0.600617)">FC are set out in </span><span style="transform: scaleX(0.796814)">Section 2.6</span><br></p><p><span style="mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:
minor-latin">The key wording from Section 2.6 is:</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><b><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">2.6 The Financial Committee</span></b><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">The NCSG Finance Committee is
responsible for the following:</span><br></p><p style="margin-top:0in;margin-right:0in;margin-bottom:0in;
margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Elect a Chair who will also serve as NCSG
Treasurer;</span><br></p><p style="margin-top:0in;margin-right:0in;margin-bottom:0in;
margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Determine rates for voluntary contributions
from members;</span><br></p><p style="margin-top:0in;margin-right:0in;margin-bottom:0in;
margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Develop and deploy a fund-­‐raising plan for
the NCSG;</span><br></p><p style="margin-top:0in;margin-right:0in;margin-bottom:0in;
margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Work with the ICANN staff to determine levels
of support available to the NCSG;</span><br></p><p style="margin-top:0in;margin-right:0in;margin-bottom:0in;
margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Work with ICANN finance officers to insure
the NCSG and its Constituencies receive fair and equivalent financial support
from ICANN;</span><br></p><p style="margin-top:0in;margin-right:0in;margin-bottom:0in;
margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Accounting for any funds received by the NCSG
from any source.</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">This accounting will include the
following:</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Symbol">§</span></span><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">All funds raised by voluntary membership fees
or otherwise must be held in a separate NCSG account.</span><br></p><div><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Symbol">§</span></span><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">Proper controls must be implemented.</span><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Symbol"></span></span><br></div><div><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Symbol">§</span></span><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">Regarding Expenditures:</span><br></div><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;text-indent:
.5in;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">•All expenditures
under 500 Euro may be made on the authority of the NCSG Treasurer</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;text-indent:
.5in;line-height:normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">•All expenditures
over 500 Euro must be approved by the NCSG-­‐FC</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="font-family:Symbol"><span style="mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Symbol">§</span></span><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:Calibri;
mso-bidi-theme-font:minor-latin">Financial reports must be prepared annually
and be made public.</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Provide internal conflict resolution
process regarding funds.</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Provide the oversight of the
Treasurer function.</span><br></p><p style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:
normal"><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Fulfill any other accounting,
auditing or other prescribed financial requirements as set by the ICANN Board
of Directors for organizations within the ICANN structure.</span><br></p><p><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">•Document methods
and procedures used for accounting, reporting and budget creation. Such
documentation is subject to review by the NCSG-­‐EC</span><br></p><p><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">[<b>Comment</b>] I again
urge new members of NCSG to read this with care and reflect on where they might
stand on the issues at hand and where they may offer help.</span><br></p><p><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">Respectfully
submitted,</span><br></p><p><i><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">Sam Lanfranco,</span></i><br></p><p><i><span style="mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
mso-bidi-font-family:Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin">Temporary
Acting Chair, NCSG Finance Committee. </span></i><span style="mso-bidi-font-family:
Calibri;mso-bidi-theme-font:minor-latin"></span><br></p></span></span></blockquote><div><br></div>