<div>Thanks for this input, James, Michael, and Raphael-<br></div><div><br></div><div>On language services, I do agree with you that we need to explore the return on investment. I think there is value in having materials translated into languages other than English, and I'd actually support more material being translated into common languages like French and Spanish. However I am less convinced of the merits in having conversations and sessions interpreted live. At every ICANN meeting the newcomer day is interpreted into 7 languages, despite the contents being largely identical from meeting to meeting. Is this useful? I am skeptical that it is. But that is not really my concern with the budget. My concern with the budget is that ICANN org has seemingly reached the decision to cut back on Portuguese language services, and not the community. There is a language services policy that the community has developed; I believe ICANN org should follow that policy until such time as the community revises it.<br></div><div><br></div><div>To Raphael's question about local languages, yes the current language services policy does allow for that. I know that the coming meeting in Kobe will have interpretation of selected sessions into Japanese.<br></div><div><br></div><div>Best wishes,<br></div><div><br></div><div>Ayden Férdeline <br></div><div class="protonmail_signature_block"><div class="protonmail_signature_block-proton protonmail_signature_block-empty"><br></div></div><div><br></div><div>‐‐‐‐‐‐‐ Original Message ‐‐‐‐‐‐‐<br></div><div> On Friday, December 28, 2018 5:44 PM, James Gannon <james@CYBERINVASION.NET> wrote:<br></div><div> <br></div><blockquote type="cite" class="protonmail_quote"><div><br></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class="">On 28 Dec 2018, at 14:48, Ayden Férdeline <<a href="mailto:icann@ferdeline.com" class="">icann@ferdeline.com</a>> wrote:<br></div><div><br></div><div class=""><div class="">Dear all,<br></div><div class=""><br></div><div class="">I hope you have had a pleasant festive season.<br></div><div class=""><br></div><div class="">As you may be aware, on 17 December 2018 ICANN Org published its proposed budget for the 2020 fiscal year. <a rel="nofollow" title="https://www.icann.org/public-comments/fy20-budget-2018-12-17-en" target="_blank" href="https://www.icann.org/public-comments/fy20-budget-2018-12-17-en" class=""> The associated documents can be found here.</a><br></div><div class=""><br></div><div class="">I have now reviewed the budget documents and there are several areas of concern which I would like to bring to your attention.<br></div><div class=""><br></div><div class="">I hope this email might spark a conversation on the budget, and that this thread may inform our statement that we prepare on the budget next month, along with the positions that I (and other NCSG members) take forward to the GNSO’s Standing Committee
 on Budget and Operations (SCBO) in the coming weeks. The SCBO’s next meeting is on 7 January, so please can you try to comment on the below email prior to this meeting so that the positions advanced on this call are consistent with your views.<br></div><div class=""><br></div><div class=""><i class="">In short, in my view the FY20 budget is not as problematic as the proposed FY19 one was, but it will still disproportionately hurt civil society.</i><br></div><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Personnel costs remain disproportionately high</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">Headcount is projected to grow to 405 staff by June 2020, up from 392 FTEs in September 2018. Personnel costs are projected to grow by $4.3 million in FY20 (to $76.3 million, or 56% of the overall budget, up from $72.0 million, or 53% of the budget,
 in FY19). Aside from this increase being unsustainable given the flattening revenue, in my view this shows disrespect to the community. In comments on the FY19 budget, <i class="">every single constituency and stakeholder group</i> stated that personnel costs
 presented too high a burden on the budget. I am disappointed that ICANN Org has disregarded this feedback and will seek to continue to hire new staff and to increase salaries, which are already disproportionately high. <br></div><div class=""><br></div><div class="">While I understand the cost of living in Los Angeles (where most ICANN staff are based) is high, there is no need for ICANN to hire so many staff in L.A. — there are other cities in California, the U.S., and abroad where the cost of living is
 not so high and office space does not attract such a premium. Similarly, I find the argument that ICANN must pay private sector wages in order to attract talent disingenuous, as these are not ICANN’s peers. I believe ICANN should compare wages against those
 paid to public servants working for regulatory authorities. Finally, with the hiring of yet more Vice Presidents in FY19, ICANN appears to me to be too top-heavy, with more in managerial roles than comparable organizations have.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div><br></div><div>I think that the argument of comparing against public sector wages does not hold water. ICANN is largely supposed to be comprised of technical and policy experts in a very niche area, and the comparators are the private sector actors. If we want an understudied
 and weak ICANN then yes we can go down that route, but with it comes inherent risk. Also setting up office space is high CapEx spend that we have for many years encourages ICANN to avoid, and to reduce its location to a core set to reduce its spend. I will
 agree on the top heavy nature of the ICANN structure.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Portuguese translation and interpretation may be disappearing</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">If, per page 10 of the Five-Year Operating Plan, ICANN has committed to translating materials into the six UN languages in FY20, does this mean it does not plan to translate material into Portuguese in FY20, as is it not a UN language? Note that
 in FY19 and earlier years ICANN has committed to translating documents into seven languages, so it seems implied that Portuguese interpretation and translation will not be offered in FY20. While I do question the value of some language services, particularly
 live interpretation at ICANN meetings, I find it problematic to eliminate translation services without first consulting with the community. It remains unclear to me what cost savings will be achieved by withdrawing Portuguese translation and interpretation
 services.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>I still believe that based on the ICANN meeting reports that language services are largely unused by the community and represent a huge overhead that we maintain purely to make ourselves look inclusive rather than providing a set of services that are actually
 used by the community. I haven’t looked at recent figures, but back during ICANN Dublin I believe that the majority of the interpretation channels were used by less than 10 people at huge expense to the org, we need to really look at wether language services
 are actually delivering any ROI or are we merely spending to look good in this area.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">No resources allocated for a NCPH Intersessional in FY20</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">As you may be aware, traditionally one of the most important meetings on our calendar every year was the Non-Contracted Parties House Intersessional. This was an opportunity for us to come together as the NCSG with our colleagues from the BC,
 IPC, and the ISPCP to better understand one another, and it inspired year-long collaboration that we have not been able to replicate in other fora. It was highly successful in 2017, with the meeting in Reykjavik attracting a near-perfect satisfaction rate
 among delegates. In 2018 the meeting was held alongside an ICANN Board meeting in Los Angeles, allowing us to have lunch with board members and to interact with some of the many ICANN staff who are based there. The meeting culminated in a <a rel="nofollow" title="https://community.icann.org/display/ncph/Intersessional+2018+-+Final+Report?preview=/86606526/86606525/FY18%20NCPH%20Intersessional%20Report_final.pdf" target="_blank" href="https://community.icann.org/display/ncph/Intersessional+2018+-+Final+Report?preview=/86606526/86606525/FY18%20NCPH%20Intersessional%20Report_final.pdf" class=""> 15-page outcome document</a>. Sure, there was always room for improvement and support for the Intersessional amongst NCSG members was never unanimous, but by and large I found it to be a highly successful event and one which helped us achieve our policy objectives. <br></div><div class=""><br></div><div class="">Most upsettingly this important meeting is not being held in FY19. This is in spite of the fact that we had a budget allocated for it. Earlier in the year, ICANN staff reached out to the-then NCSG Chair and other NCSG leaders to confirm dates
 so that Constituency Travel could begin making travel arrangements. Unfortunately these outgoing leaders rejected the funds without 1) consulting with NCSG members, or 2) consulting the newly elected NCSG Chair. This decision has harmed as permanently, because
 in rejecting what had been a core part of the budget, it has now disappeared from subsequent budgets. <u class="">There is no funding at all for an Intersessional in the proposed FY20 Budget.</u> <br></div><div class=""><br></div><div class="">When funding for an Intersessional was declined in FY19, it was done so with the understanding that it would be held one year later. This was what we were told on our mailing list by the outgoing NCSG Chair. We will need to investigate whether
 this is an oversight in the budget or a commitment that is not being honoured by ICANN staff.<br></div><div class=""><br></div><div class=""><i class="">Remember that this meeting levelled the playing field. Our friends in the IPC and BC can easily afford to lobby ICANN staff and board members face-to-face; we can’t, and this was our one opportunity every year to do so. </i><br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Yup but we suffered from so much infighting on this topic its wholly unsurprising that ICANN staff elected to drop this.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">ICANN office in Los Angeles costing $4.7 million in FY20</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">In the FY20 budget the Los Angeles office has been budgeted $4.7 million for upkeep and "operations costs"; an increase of $200,000 over FY19. I suggest we enquire further as to what this figure entails. (This is in addition to the resources allocated
 to the Brussels, Geneva, Montevideo, Singapore, Beijing, Seoul, and Delhi offices, though their projected expenses seem reasonable.)<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>This is not an usual figure for an office for 100 FTEs in LA just as a reference point.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Are expenses being allocated to the community travel budget that shouldn’t be?</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">Intuitively this line item suggests it would include airfares, hotel expenses, and per diems incurred by community members traveling to public ICANN meetings. However I am concerned that this might not be the case, and that it may actually include
 some expenditure that is not strictly community travel-related, such as staff salaries and staff travel.<br></div><div class=""><br></div><div class="">For instance, take a look at a different line item, '175423 Travel Services’, which is described as, "Manage day to day work and activities related to travel, and maintain travel vendor relationships and support miscellaneous meetings.” This seems
 reasonable. But look at the spend: 0.5 FTE and $89,000 for salaries. $0 for travel. This surely cannot cover, then, the salaries of ICANN’s Constituency Travel team (Joseph and Nicole), as they are 2.0 FTE and we know they travel to ICANN meetings. So where,
 then, is their salary being drawn from, along with their associated travel expenditure? Could it be coming from the community travel budget? I suggest we seek clarification from the Finance team.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Agree.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">GNSO Council Strategic Planning Session absent from the budget</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">This year the GNSO Council held, for the first time, a Strategic Planning Session in Los Angeles. This served as an induction to the GNSO Council for new Councillors, and was a refresher course for returning Councillors. Last year the session
 had a 100% satisfaction rate amongst participants, and I can personally attest to its value in allowing the NCSG members of the GNSO Council to have the opportunity to meet with our colleagues from the CSG and the CPH outside of the constraints of an ordinary
 ICANN meeting. Every day we strategized together, learned new skills, and left better understanding our responsibilities as Councillors. This is not yet a permanent part of the budget, but I do anticipate that the Council will ask for another retreat in FY20.
 In our comments I hope we support this session continuing in FY20, as the cost implications are minimal given its returns.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Agree.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">We need to revert CROP back to how it was in FY18 and in prior years.</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">We have experimented with changes to CROP in FY19 and tried in good faith to make them work. It’s time to acknowledge CROP has been broken by ICANN staff and we need to revert back to how it was in FY18 and prior years, when it worked well, and
 before it was changed unilaterally and without community consultation. Thus far in FY19 we are six months into the financial year and have awarded zero CROP slots. It is nearly impossible to give them away under the new regime, as one must first be used by
 someone at an ICANN meeting (despite the program historically being intended to support regional outreach to those unable to travel to face-to-face ICANN meetings…), whereas in FY18 it was possible to allocate slots to community members on the basis of a good
 strategy for boosting participation in DNS policy work.<br></div><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Time to rightsize the ICANN Fellowship Program.</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">I suggest we advocate for rightsizing the ICANN Fellowship Program so that it is large enough to support those who are genuinely interested in DNS policy, but whom are not already engaged in it. Such a change would make the program more manageable
 for community volunteers to mentor fellows and would be consistent with the five-year financial management strategy that seeks a more balanced budget.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>100% agree, fellowship is again just there largely to make us look good rather than actually building any capacity for the community in my opinion.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">What exactly is ICANN sponsoring?</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">Page 14 of the Draft Operating Plan states that sponsorships and contributions “are being centrally managed based on team priorities.” What are these priorities, and which events have been tentatively flagged for sponsorship? I would like to ask
 if we can get a list of events sponsored in FY19, along with those proposed for FY20, so we can assess whether there are any missing gaps or unusual selections.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>This is managed by GSE, whom are very open to community input on this topic (I have worked with them previously)<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">$1.2 million for SalesForce</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">Why does ICANN use SalesForce and why are cheaper CRMs not suitable? <br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Its used mainly for the new GTLD program and is not just used for CRM.<br></div></div><div><br></div><div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Increased spend on the Information Transparency Initiative</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">$3.0 million has been allocated to this activity in FY20, despite it having no outputs in FY19 and FY18. While in principle I am supportive of efforts to improve content findability, I would like to see some prototypes of what the Initiative is
 working towards delivering so I can better understand its value and so we can assess whether it is on-track.<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>This is an insane cost for a CMS/DMS and staff.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Not much being spent on GSE Capacity Development Programs.</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">Line item 188502 covers policy training, and so seems to me an appropriate use of resources. However the budget allocation seems very small relative to other projects, particularly those supporting the At-Large Advisory Committee. I would like
 to better understand what policy training is being proposed, who would benefit from it, and whether or not a larger budget allocation would be useful.<br></div><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Is the spend on ALAC Working Groups justified?</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">Page 19 of the Draft Operating Plan states that ICANN Org will support “20 At-Large working groups focusing on policy, process, technical, outreach, and engagement.” This seems excessive to me, given the overall small number of participants on
 each call (some have less than 5 community members dialling in, but as many as 12 staff members joining the call, including interpreters).<br></div></div></blockquote><div><br></div><div>No its a waste for an advisory committee whose role is no policy development.<br></div></div><div><div><br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">How much is spent on the GNSO relative to other SO/ACs?</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">We asked this question last year and ICANN Org was not receptive to the idea of providing a breakdown of its spend on the GNSO relative to those of other Supporting Organizations and Advisory Committees. Sadly, this level of granularity is not
 provided in the FY20 budget either, but one can clearly see the ALAC is doing quite well compared to the GNSO, as it even has budget to fly 300 people, almost all of whom are disengaged if not disinterested in DNS policy, to Montreal for a week, for the “At-Large
 Summit.” <br></div><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">Are resources allocated to policy development sufficient?</u></b><br></div><div class=""><br></div><div class="">It is always hard to assess whether the resources being allocated to the GNSO’s policy development activities are sufficient, because we are not provided information as to how much it costs to deliver services. How much does a transcript cost?
 A call dial out? The rental of an Adobe Connect room? We have no real insights there, and while the CEO has said repeatedly this year he would provide the GNSO with this information, it has yet to materialize. What we can do, however, is, compare and contrast
 the resources that were allocated in FY19 to the GNSO’s EPDP (a top priority activity) with that of the RDS2 Review Team (extremely low priority, engaging in largely irrelevant tasks). The RDS2 RT had eight or more staff to the EPDP’s five, and four face-to-faces
 compared with the EPDP having two. This disparity is curious.<br></div><div class=""><br></div><div class=""><b class=""><u class="">No resources being allocated to GDPR compliance activities in FY20.</u></b><br></div><div class=""> <br></div><div class="">Page 13 of the Operating Plan states, “the ICANN Draft FY20 Operating Plan and Budget has not allocated any specific resources for data privacy activities.” This seems unwise to me, given ICANN Org has internal and external obligations to meet,
 and there are likely to be outcomes emerging from the EPDP Team’s Final Report that will require implementation work on the part of ICANN Org. ICANN Org must know this, given it is engaging in parallel processes that seek to undermine the work of the EPDP
 Team. Surely, then, there should be some resources allocated to GDPR compliance activities. <br></div></div></blockquote><div><br></div><div>There are other line items under legal for GDPR.<br></div><div> <br></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div class=""><br></div><div class=""><i class="">Again, these are preliminary thoughts from my first glance at the proposed FY20 Budget. I welcome your questions and comments! Thanks.</i><br></div><div class=""><br></div><div class="">Best wishes,<br></div><div class="">Ayden Férdeline<br></div><div class=""><br></div></div></blockquote></div></blockquote><div><br></div>