<div dir="ltr"><br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div>Hi Farzaneh</div><div><br></div><div>Thanks for this.</div><div><br></div></div></div></div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">Le mar. 10 juil. 2018 à 00:49, farzaneh badii <<a href="mailto:farzaneh.badii@gmail.com">farzaneh.badii@gmail.com</a>> a écrit :<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:verdana,sans-serif">Dear NCSG members,</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">There are some mentions that committees need to be transparent and accountable to the members and report on their work.</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">I think we have always tried to uphold these principles. the policy committee has been always consultative and reporting, and Rafik has done a remarkable job on that. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div></div></blockquote><div><br></div><div>much appreciated, looking forward to hear how we can improve things to the extend of possible with regard to the NCSG policy call, council meeting summaries and other announcements like those for public comments. I got some feedback during Panama meeting but always keen to hear more.</div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:verdana,sans-serif"></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">I am going to provide you with the periodic reports I used to do but sorry sometimes my life gets in the way and I cannot do as much as I want.</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif"> </span><br></div></div></blockquote><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:verdana,sans-serif"></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">In the meantime, those who are interested in following discussions in different committees about different matters can check the following archives :</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">

<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">1. NCSG-EC mailing list: this is the mailing list of the Executive Committee. </span><br style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:small;background-color:rgb(255,255,255);text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec" rel="noreferrer" style="color:rgb(17,85,204);font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:small;background-color:rgb(255,255,255)" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-ec</a> <br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">2. NCSG-FC mailing list: mailing list of Finance Committee</div><div style="font-family:verdana,sans-serif">

<a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc" rel="noreferrer noreferrer" style="color:rgb(17,85,204);font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:small;background-color:rgb(255,255,255)" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-fc</a> <br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">3. Mailing list of Policy committee:</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><a href="https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-pc" rel="noreferrer" style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif" target="_blank">https://lists.ncsg.is/mailman/listinfo/ncsg-pc</a> <br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">Meeting records of all committees will be posted on<a href="https://community.icann.org/display/gnsononcomstake/Meeting+Records" target="_blank"> https://community.icann.org/display/gnsononcomstake/Meeting+Records</a></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">Maryam or I  will send you (as we have been doing previously) all the notes and recording etc of the meetings through NCSG mailing list. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">There are some mentions that the members' approval process (when they want to become a member of NCSG), is a black box and no one knows how we approve them. That I will address as well by putting down the process and getting the NCSG members and NCSG EC to approve these procedures to enhance transparency. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif">In a nutshell, we approve the members through this process: 1. Comment on their application: based on their SOI verify their noncommercial interest, verify their interest in DNS policy</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">2. If the noncommercial interest or interest in DNS policy is not clear, we contact them and ask them to clarify that. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">3. If they do not get back to us, we give them a month but then we will reject their application, with a note that they can re-apply. </div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif">(I am going to document all this, note that because of GDPR and privacy principles we have decided at EC to remove the applicants that were rejected for any reason from the database. we cannot retain their personal information if they are not a member of  NCSG)</div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div></div></blockquote><div><br></div><div>thanks Farzaneh, +1 for this approach. </div><div><br></div><div>Best,</div><div><br></div><div>Rafik</div></div></div>